TUGAS DAN FUNGSI PADA PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) DI LINGKUNGAN DESA GELAM KECAMATAN CANDI KABUPATEN SIDOARJO

I. TUGAS DAN FUNGSI ATASAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)

1. Kedudukan

Atasan PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan layanan informasi publik dan memiliki kewenangan untuk menangani keberatan atas pelayanan informasi publik yang diajukan oleh pemohon informasi. Di lingkungan pemerintah desa, Atasan PPID umumnya dijabat oleh Kepala Desa.

  2. Tugas Atasan PPID

       Atasan PPID bertugas:

• Mengawasi pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi publik yang dilaksanakan oleh PPID.
• Membina, mengarahkan, dan mengevaluasi kinerja PPID dalam penyelenggaraan layanan informasi publik.
• Menjamin terselenggaranya pelayanan informasi publik sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Menangani dan memberikan keputusan atas keberatan yang diajukan oleh pemohon informasi publik.
• Mendorong peningkatan kualitas keterbukaan informasi publik di lingkungan pemerintah desa.
• Menyediakan dukungan kebijakan, sarana, prasarana, dan sumber daya yang diperlukan untuk penyelenggaraan layanan informasi publik.
• Menetapkan kebijakan umum pengelolaan informasi dan dokumentasi di lingkungan pemerintah desa.
• Melakukan koordinasi dengan perangkat desa terkait pelaksanaan keterbukaan informasi publik.

  3. Fungsi Atasan PPID

      Dalam melaksanakan tugasnya, Atasan PPID mempunyai fungsi:

1. Fungsi Pembinaan

• Memberikan arahan dan pembinaan kepada PPID dalam pelaksanaan tugas dan pelayanan informasi publik.

2. Fungsi Pengawasan

• Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengelolaan informasi dan dokumentasi agar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Fungsi Pengambilan Keputusan

• Menetapkan keputusan atas keberatan yang diajukan pemohon informasi publik terhadap layanan yang diberikan oleh PPID.

4. Fungsi Koordinasi

• Mengoordinasikan perangkat desa dalam penyediaan dan penyebarluasan informasi publik.

5. Fungsi Evaluasi

• Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan layanan informasi publik untuk meningkatkan kualitas pelayanan.

6. Fungsi Pengendalian

• Mengendalikan pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik di lingkungan pemerintah desa.

   4. Wewenang Atasan PPID

       Atasan PPID berwenang:

• Meminta laporan pelaksanaan tugas dari PPID.
• Memberikan petunjuk dan arahan kepada PPID dalam pelaksanaan tugasnya.
• Menyetujui atau menolak rekomendasi PPID terkait informasi yang dikecualikan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Memutus keberatan pemohon informasi publik.
• Mengambil langkah-langkah perbaikan terhadap pelaksanaan pelayanan informasi publik.
• Menetapkan kebijakan untuk meningkatkan keterbukaan informasi publik di lingkungan pemerintah desa.

   5. Tanggung Jawab

       Atasan PPID bertanggung jawab untuk:

• Menjamin hak masyarakat memperoleh informasi publik.
• Mewujudkan pelayanan informasi yang cepat, tepat, sederhana, dan transparan.
• Meningkatkan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan desa.
• Mendorong terwujudnya tata kelola pemerintahan desa yang baik (good governance).

Memastikan seluruh kewajiban keterbukaan informasi publik dilaksanakan sesuai peraturan perundang-undangan.

II. TUGAS DAN FUNGSI KETUA PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)

1. Kedudukan

Ketua PPID merupakan pejabat yang memimpin pelaksanaan pengelolaan informasi dan dokumentasi serta mengoordinasikan seluruh kegiatan pelayanan informasi publik di lingkungan Pemerintah Desa. Ketua PPID bertanggung jawab kepada Atasan PPID dalam penyelenggaraan layanan informasi publik.

  2. Tugas Ketua PPID

      Ketua PPID bertugas:

• Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas PPID.
• Menyusun rencana kerja dan program pelayanan informasi publik.
• Mengoordinasikan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pelayanan informasi publik.
• Memastikan ketersediaan informasi publik yang akurat, lengkap, dan mudah diakses masyarakat.
• Mengoordinasikan penyusunan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik (DIP).
• Mengendalikan pelaksanaan pelayanan permohonan informasi publik.
• Mengoordinasikan penyelesaian keberatan dan sengketa informasi sesuai kewenangan.
• Melaksanakan pembinaan kepada anggota PPID dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi.
• Menyusun laporan pelaksanaan layanan informasi publik secara berkala.
• Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Atasan PPID sesuai ketentuan yang berlaku.

  3. Fungsi Ketua PPID

      Dalam melaksanakan tugasnya, Ketua PPID mempunyai fungsi:

1. Fungsi Perencanaan

• Menyusun program dan kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi.

2. Fungsi Koordinasi

• Mengoordinasikan seluruh unsur PPID dalam pelaksanaan layanan informasi publik.

3. Fungsi Pengendalian

• Mengendalikan pelaksanaan pengelolaan informasi dan dokumentasi agar berjalan efektif dan sesuai ketentuan.

4. Fungsi Pembinaan

• Memberikan arahan, bimbingan, dan pembinaan kepada anggota PPID.

5. Fungsi Monitoring dan Evaluasi

• Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan pelayanan informasi publik.

6. Fungsi Pelaporan

• Menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan PPID kepada Atasan PPID.

   4. Wewenang Ketua PPID

       Ketua PPID berwenang:

• Meminta data dan informasi dari perangkat desa sesuai kebutuhan pelayanan informasi publik.
• Memberikan arahan kepada anggota PPID dalam pelaksanaan tugasnya.
• Mengoordinasikan penyusunan klasifikasi informasi publik.
• Mengusulkan perbaikan sistem pelayanan informasi publik.
• Menandatangani dokumen administrasi PPID sesuai kewenangannya.
• Melakukan koordinasi dengan instansi atau pihak terkait dalam rangka peningkatan pelayanan informasi publik.

   5. Tanggung Jawab Ketua PPID

       Ketua PPID bertanggung jawab atas:

• Kelancaran pelaksanaan pelayanan informasi publik.
• Ketersediaan informasi publik yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
• Efektivitas koordinasi antar unsur PPID.
• Ketertiban administrasi pengelolaan informasi dan dokumentasi.

Penyusunan laporan pelaksanaan PPID secara berkala.

III. TUGAS DAN FUNGSI SEKRETARIS PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)

1. Kedudukan

Sekretaris PPID merupakan unsur pendukung yang membantu Ketua PPID dalam pelaksanaan administrasi, koordinasi, dokumentasi, dan pelayanan informasi publik. Sekretaris PPID bertanggung jawab kepada Ketua PPID.

  2. Tugas Sekretaris PPID

       Sekretaris PPID bertugas:

• Membantu Ketua PPID dalam mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan PPID.
• Menyiapkan rencana kerja, program, dan kegiatan PPID.
• Mengelola administrasi dan tata usaha PPID.
• Menyiapkan bahan rapat, notulen, dan dokumentasi kegiatan PPID.
• Menghimpun, mengelola, dan mengarsipkan dokumen serta informasi publik.
• Menyusun dan memutakhirkan Daftar Informasi Publik (DIP) bersama unit terkait.
• Menerima, mencatat, dan mengadministrasikan permohonan informasi publik.
• Menyiapkan bahan tanggapan atas permohonan informasi dan keberatan pemohon informasi.
• Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan dan pelayanan informasi publik secara berkala.
• Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Ketua PPID sesuai ketentuan yang berlaku.

  3. Fungsi Sekretaris PPID

      Dalam melaksanakan tugasnya, Sekretaris PPID mempunyai fungsi:

1. Fungsi Administrasi

• Menyelenggarakan administrasi umum, surat-menyurat, dan tata naskah dinas PPID.

2. Fungsi Koordinasi

• Membantu pelaksanaan koordinasi antara Ketua PPID, anggota PPID, dan perangkat desa terkait.

3. Fungsi Dokumentasi dan Arsip

• Mengelola penyimpanan, pemeliharaan, dan pengarsipan dokumen informasi publik.

4. Fungsi Pelayanan Informasi

• Mendukung pelaksanaan pelayanan permohonan informasi publik dan pencatatan layanan informasi.

5. Fungsi Pelaporan

• Menyiapkan laporan kegiatan dan laporan layanan informasi publik secara berkala.

6. Fungsi Monitoring dan Evaluasi

• Membantu pengumpulan data dan informasi untuk kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan PPID.

  4. Wewenang Sekretaris PPID

      Sekretaris PPID berwenang:

• Meminta data administrasi yang diperlukan dari anggota PPID dan perangkat desa terkait.
• Mengelola dan mengarsipkan dokumen PPID.
• Mengadministrasikan permohonan informasi publik dan keberatan pemohon informasi.
• Menyiapkan konsep surat, laporan, dan dokumen pendukung kegiatan PPID.
• Melakukan koordinasi administratif dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas PPID.

   5. Tanggung Jawab Sekretaris PPID

       Sekretaris PPID bertanggung jawab atas:

• Ketertiban administrasi dan tata usaha PPID.
• Ketersediaan data dan dokumen pendukung pelayanan informasi publik.
• Pengelolaan arsip dan dokumentasi PPID secara tertib dan sistematis.
• Penyusunan laporan kegiatan dan pelayanan informasi publik secara tepat waktu.

Kelancaran koordinasi administratif dalam pelaksanaan tugas PPID.

IV. TUGAS DAN FUNGSI BIDANG PELAYANAN DAN DOKUMENTASI INFORMASI PEJABAT PENGELOLA  INFORMASI DAN          DOKUMENTASI (PPID)

1. Kedudukan

Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi merupakan unsur pelaksana pada PPID yang bertugas menyelenggarakan pelayanan informasi publik, pengelolaan dokumentasi, serta penyediaan informasi dan data yang dibutuhkan masyarakat. Bidang ini bertanggung jawab kepada Ketua PPID melalui Sekretaris PPID.

  2. Tugas Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi

       Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi bertugas:

• Melaksanakan pelayanan informasi publik kepada masyarakat sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Menerima, mencatat, dan memproses permohonan informasi publik.
• Menghimpun, mengelola, dan mendokumentasikan informasi publik dari seluruh perangkat desa.
• Menyediakan informasi publik yang akurat, lengkap, dan mudah diakses.
• Menyusun dan memperbarui Daftar Informasi Publik (DIP).
• Mengelola arsip dan dokumentasi informasi publik secara tertib dan sistematis.
• Menyiapkan bahan informasi untuk dipublikasikan melalui berbagai media informasi desa.
• Membantu penyiapan bahan tanggapan atas permohonan informasi dan keberatan pemohon informasi.
• Melakukan pendokumentasian kegiatan, program, dan kebijakan Pemerintah Desa.
• Menyusun laporan pelaksanaan pelayanan dan dokumentasi informasi secara berkala.

  3. Fungsi Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi

      Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi mempunyai fungsi:

1. Fungsi Pelayanan Informasi

• Memberikan layanan informasi publik secara cepat, tepat, sederhana, dan transparan kepada masyarakat.

2. Fungsi Pengelolaan Dokumentasi

• Menghimpun, menyimpan, memelihara, dan mendokumentasikan informasi serta dokumen publik desa.

3. Fungsi Pengarsipan

• Menata dan mengelola arsip informasi publik agar mudah ditemukan dan diakses sesuai ketentuan.

4. Fungsi Penyediaan Informasi

• Menyediakan informasi publik yang termasuk kategori informasi berkala, serta-merta, dan tersedia setiap saat.

5. Fungsi Publikasi Informasi

• Menyebarluaskan informasi publik melalui website desa, media sosial, papan informasi, dan media lainnya.

6. Fungsi Pelaporan

• Menyusun data dan laporan terkait pelayanan informasi dan pengelolaan dokumentasi untuk bahan evaluasi PPID.

   4. Wewenang Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi

       Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi berwenang:

• Meminta data dan dokumen yang diperlukan dari perangkat desa terkait.
• Mengelola dan menyimpan dokumen informasi publik sesuai standar kearsipan.
• Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen sebelum dipublikasikan.
• Mengusulkan pembaruan dan pengembangan sistem pelayanan informasi publik.
• Melakukan koordinasi dengan perangkat desa dalam penyediaan data dan informasi publik.

  5. Tanggung Jawab Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi

       Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi bertanggung jawab atas:

• Kelancaran pelayanan informasi publik kepada masyarakat.
• Ketersediaan dan keterbaruan dokumen informasi publik.
• Ketertiban pengelolaan arsip dan dokumentasi informasi.
• Keakuratan data dan informasi yang dipublikasikan.

Penyusunan laporan pelayanan informasi dan dokumentasi secara berkala.

V. TUGAS DAN FUNGSI BIDANG PENGELOLA DATA DAN KLARIFIKASI INFORMASI PEJABAT  PENGELOLA  INFORMASI DAN          DOKUMENTASI (PPID)

1. Kedudukan

Bidang Pengelola Data dan Klarifikasi Informasi merupakan unsur pelaksana PPID yang bertugas mengelola data, melakukan verifikasi dan klarifikasi informasi, serta memastikan keakuratan dan validitas informasi publik sebelum disampaikan kepada masyarakat. Bidang ini bertanggung jawab kepada Ketua PPID melalui Sekretaris PPID.

  2. Tugas Bidang Pengelola Data dan Klarifikasi Informasi

       Bidang Pengelola Data dan Klarifikasi Informasi bertugas:

• Menghimpun data dan informasi dari seluruh perangkat desa, lembaga desa, dan unit kerja terkait.
• Melakukan pengolahan, pemutakhiran, dan penyajian data serta informasi publik.
• Melakukan verifikasi dan validasi data sebelum dipublikasikan atau diberikan kepada pemohon informasi.
• Melakukan klarifikasi terhadap data dan informasi yang belum lengkap, belum akurat, atau memerlukan penjelasan lebih lanjut.
• Menjaga konsistensi, keakuratan, dan keterbaruan data yang dikelola PPID.
• Menyusun dan mengelola basis data informasi publik desa.
• Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan informasi publik sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Mendukung penyusunan Daftar Informasi Publik (DIP) dan Daftar Informasi yang Dikecualikan (DIK).
• Menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan dalam pelayanan informasi publik.
• Menyusun laporan pelaksanaan pengelolaan data dan klarifikasi informasi secara berkala.

  3. Fungsi Bidang Pengelola Data dan Klarifikasi Informasi

      Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Pengelola Data dan Klarifikasi Informasi mempunyai fungsi:

1. Fungsi Pengumpulan Data

• Menghimpun data dan informasi dari berbagai sumber di lingkungan Pemerintah Desa.

2. Fungsi Verifikasi dan Validasi

• Memeriksa kebenaran, kelengkapan, dan kesesuaian data serta informasi yang akan dipublikasikan.

3. Fungsi Klarifikasi Informasi

• Melakukan konfirmasi dan klarifikasi terhadap data yang memerlukan penjelasan atau penyempurnaan.

4. Fungsi Pengelolaan Basis Data

• Menyusun, memelihara, dan memperbarui sistem data dan informasi publik desa.

5. Fungsi Klasifikasi Informasi

• Mengelompokkan informasi berdasarkan kategori informasi berkala, serta-merta, tersedia setiap saat, dan informasi yang dikecualikan.

6. Fungsi Penyajian Data

• Menyajikan data dan informasi yang akurat, mudah dipahami, dan siap digunakan untuk pelayanan informasi publik.

  4. Wewenang Bidang Pengelola Data dan Klarifikasi Informasi

       Bidang Pengelola Data dan Klarifikasi Informasi berwenang:

• Meminta data dan informasi kepada perangkat desa sesuai kebutuhan pengelolaan informasi publik.
• Melakukan verifikasi dan validasi terhadap data yang diterima.
• Mengembalikan data yang belum lengkap atau belum sesuai untuk diperbaiki oleh pihak terkait.
• Memberikan rekomendasi kepada Ketua PPID mengenai kelayakan data dan informasi untuk dipublikasikan.
• Melakukan koordinasi dengan perangkat desa dan pihak terkait dalam rangka penyempurnaan data dan informasi.

  5. Tanggung Jawab Bidang Pengelola Data dan Klarifikasi Informasi

       Bidang Pengelola Data dan Klarifikasi Informasi bertanggung jawab atas:

• Keakuratan, validitas, dan keterbaruan data serta informasi publik.
• Ketepatan proses verifikasi dan klarifikasi informasi.
• Ketersediaan basis data informasi publik yang terintegrasi dan mudah diakses.
• Ketertiban administrasi pengelolaan data dan informasi.

Penyusunan laporan pelaksanaan pengelolaan data dan klarifikasi informasi secara berkala.

VI. TUGAS DAN FUNGSI BIDANG PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI PEJABAT PENGELOLA  INFORMASI DAN DOKUMENTASI          (PPID)

1. Kedudukan

Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi merupakan unsur pelaksana PPID yang bertugas menangani keberatan, fasilitasi penyelesaian sengketa informasi publik, serta memberikan dukungan administrasi dan dokumentasi dalam proses penyelesaian sengketa informasi. Bidang ini bertanggung jawab kepada Ketua PPID melalui Sekretaris PPID.

  2. Tugas Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi

       Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi bertugas:

• Menerima dan mengadministrasikan pengajuan keberatan atas pelayanan informasi publik.
• Melakukan kajian dan telaah terhadap keberatan yang diajukan oleh pemohon informasi.
• Menyiapkan bahan pertimbangan bagi Atasan PPID dalam memberikan keputusan atas keberatan.
• Mengumpulkan data, dokumen, dan keterangan yang diperlukan dalam penyelesaian keberatan dan sengketa informasi.
• Melakukan koordinasi dengan bidang terkait dalam rangka penyelesaian sengketa informasi.
• Menyiapkan administrasi dan dokumen pendukung apabila terjadi sengketa informasi pada tahap mediasi atau ajudikasi.
• Mendokumentasikan seluruh proses penanganan keberatan dan sengketa informasi.
• Melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan keputusan Atasan PPID terkait keberatan informasi.
• Memberikan masukan dan rekomendasi untuk mencegah terjadinya sengketa informasi di kemudian hari.
• Menyusun laporan pelaksanaan penanganan keberatan dan penyelesaian sengketa informasi secara berkala.

  4. Fungsi Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi

       Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi mempunyai fungsi:

1. Fungsi Penerimaan dan Administrasi Keberatan

• Menerima, mencatat, dan mengelola administrasi keberatan dari pemohon informasi publik.

2. Fungsi Kajian dan Telaah

• Melakukan analisis terhadap permasalahan yang menjadi dasar keberatan atau sengketa informasi.

3. Fungsi Fasilitasi Penyelesaian Sengketa

• Memfasilitasi penyelesaian permasalahan informasi secara internal sebelum berlanjut ke proses sengketa.

4. Fungsi Dokumentasi dan Pembuktian

• Menyiapkan dan mengelola dokumen, data, serta bukti pendukung yang diperlukan dalam proses penyelesaian sengketa.

5. Fungsi Koordinasi

• Berkoordinasi dengan Atasan PPID, Ketua PPID, perangkat desa, dan pihak terkait dalam penyelesaian sengketa informasi.

6. Fungsi Pelaporan dan Evaluasi

• Menyusun laporan penanganan keberatan dan sengketa informasi serta melakukan evaluasi untuk perbaikan pelayanan informasi publik.

  5. Wewenang Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi

       Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi berwenang:

• Meminta data, dokumen, dan keterangan yang diperlukan dari perangkat desa atau unit terkait.
• Melakukan klarifikasi kepada pihak yang terkait dengan permohonan informasi dan keberatan.
• Menyampaikan rekomendasi kepada Ketua PPID dan Atasan PPID terkait penyelesaian keberatan.
• Mengoordinasikan penyusunan dokumen pendukung dalam proses penyelesaian sengketa informasi.
• Mengusulkan langkah-langkah perbaikan pelayanan informasi guna meminimalkan terjadinya sengketa informasi.

  6. Tanggung Jawab Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi

       Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi bertanggung jawab atas:

• Ketertiban administrasi penanganan keberatan dan sengketa informasi.
• Kelengkapan data, dokumen, dan bukti pendukung dalam proses penyelesaian sengketa.
• Ketepatan waktu penanganan keberatan sesuai ketentuan yang berlaku.
• Kerahasiaan dokumen dan informasi yang bersifat terbatas atau dikecualikan.

Penyusunan laporan penanganan keberatan dan sengketa informasi secara berkala.